Negen tips voor slimmer en korter vergaderen
Een vergadering waar u energie van krijgt, die de efficiëntie van uw werkzaamheden en het plezier in uw werk verhoogt, is mogelijk. Het ligt in uw macht om zo’n vergadering te beleggen.
Hier een aantal tips hoe u dat kunt aanpakken.
Tip 1
Vergader niet uit gewoonte maar uit de noodzaak.
Tip 2
Een vergadering heeft een duidelijke begin- en eindtijd. Wacht niet op de laatkomers en rond de vergadering op tijd af.
Tip 3
Stel een doel dat de vergadering moet dienen en nodig alleen die mensen uit voor wie deze doelstelling belangrijk is.
Tip 4
Kies een voorzitter die de benodigde kwaliteiten heeft om een vergadering efficiënt te houden. Een goede voorzitter is:
- neutraal (= heeft geen belang bij de beslissingen die worden genomen),
- een goede bewaker van tijd,
- is niet bang om mensen te onderbreken als ze te lang (langdradig) aan het woord zijn,
- kan ieder agenda punt kort en helder inleiden,
- kan goed luisteren en weet de essentie van een verhaal samen te vatten,
- beheerst groepsdynamiek (= betrekt stille mensen bij de discussie, zorgt ervoor dat mensen niet persoonlijk aangevallen worden, weet de discussie bij de inhoud te houden, zorgt ervoor dat naar de sprekers geluisterd wordt, etc.),
- heeft oog voor de energie van de deelnemers (= vermoeidheid, verveling, belangstelling) en weet daarmee om te gaan,
- heeft een oplossingsgerichte houding (= zorgt ervoor dat de deelnemers niet over de problemen maar over de oplossingen discussiëren).
Tip 5
Zorg ervoor dat de deelnemers niet door hun ‘smartphones’ worden afgeleid. Zorg ervoor dat alle telefoons aan het begin van de vergadering uitstaan.
Tip 6
Zorg dat alle benodigde documenten en materialen aanwezig zijn. Wees zeker dat de hulpmiddelen (beamer, laptop en dergelijke) werken. Zorg dat je de alternatieven bij de hand hebt als iets toch niet werkt.
Tip 7
De agenda heeft geen WVTTK (= wat verder ter tafel komt) en geen vragenrondje. Als de deelnemers punten hebben die ze tijdens de vergadering willen bespreken dan zorgen ze ervoor dat het punt bij het samenstellen van agenda op de agenda gezet wordt of anders wordt het punt niet behandeld.
Tip 8
Maak in plaats van notulen een actielijst waar alle beslissingen en daaruit voortvloeiende acties worden genoteerd. Zet bij elke actie wie voor de uitvoering daarvan verantwoordelijk is en op welk termijn het uitgevoerd moet worden.
Als het noodzakelijk is dat de notulen gemaakt worden, laat de notulist dan na elk afgerond agendapunt samenvatten wat in de notulen opgenomen zal worden. Zo hoeven bij de volgende vergadering de notulen niet meer doorgenomen te worden.
Tip 9
Wil je de deelnemers echt bij de les houden, speel dan ‘bullshitbingo’.