Categorie: omgaan met stress

Maak thuiswerken minder stressvol

Maak thuiswerken minder stressvol

Als we meerdere ballen in de lucht, moeten houden, zoals in deze tijd (werken met kinderen op schoot of een mopperende partner naast je), hebben we de neiging om te multitasken. Dat maakt de situatie vaak slechter i.p.v. beter. Wat u nodig hebt is goed tijdmanagement. U heeft vast ooit in uw werkverleden een cursus tijdmanagement ontvangen. Het is nu een uitstekende tijd om die kennis op te frissen. Wat kunt u delegeren? Wat kunt u in de prullenmand gooien? Hoe plant u uw prioriteiten?
Vergeet niet het begin en het eind van uw werktijd te bepalen, neem regelmatig een pauze en houd u zich aan eigen afspraken. De werktijd hoeft niet in één blok gepland te worden. U moet nu met veel meer variabelen rekening houden dan op kantoor, zoals kinderen of uw partner. In deze tijd heeft u ook een unieke gelegenheid om rekening te houden met uw eigen energiepatroon. D.w.z. werkt u makkelijk ‘s ochtends vroeg of komt u pas laat op gang en bent u op uw best in de tweede helft van de middag of in de avond. Nu kunt u dat meenemen in de organisatie van uw werk.
We functioneren het best als we ons ongestoord op een taak kunnen concentreren, zonder storingen en wanneer we niet meerdere taken tegelijkertijd proberen uit te voeren. Bijvoorbeeld: plan drie blokken van 90 minuten van ongestoord werken (als kinderen gamen of slapen, partner doet boodschappen of houdt zich bezig in een ander deel van de woning). Zorg tijdens die 90 minuten dat u zich op één activiteit per keer concentreert. Maak ook duidelijke afspraken met uw kinderen en partner. De overige 1,5 uur van uw productieve werktijd kunt u gebruiken voor taken die geen grote concentratie vereisen.
Probeer het voor een week en vergelijk uw productiviteit met de weken hiervoor! Wedden dat die gestegen is.

Zorg voor voldoende ontspanning. Blijf niet achter de computer zitten, doe wat fysieke inspanning. Bewegen is niet alleen goed voor uw lichaam, maar ook voor uw concentratie- en denkvermogen. Lees een boekje samen met uw kind of speel met Lego. Als u de kinderen een onverdeelde aandacht van een uur (of zelfs van een half uur) per dagdeel geeft, dan zijn ze veel beter in staat om voor een langere tijd zichzelf te vermaken en respecteren ze uw werktijd.
En dames – zorg voor kinderen, huishouden en mantelzorg is niet alleen uw verantwoordelijkheid. Maak afspraken met uw partner hoe u de taken kunt verdelen. Zowel uw partner als uw kinderen, zijn in staat om taken van uw over te nemen. Delegeer!

Thuiswerken betekent gemis van collega’s, sociale contacten, gemis van ingeslepen gedragspatronen, technologie en klanten. En het kan enorm veel voordelen hebben: geen file, eigen tijd indelen, kinderen zien opgroeien. De tijd die we anders in een file doorbrengen kunnen we nu gebruiken om uit te slapen, sporten, ‘quality time’ met uw partner en kinderen, en zo veel meer.
Deze tijd van corona en verplicht thuisblijven kan heel veel stress opleveren, maar een goede organisatie van uw werk en andere verplichtingen kan deze stress aanzienlijk verminderen.

Lees ook:
Waarom multitasking slecht voor je is

Tijdmanagement

Tijdmanagement

Uw tijdmanagement kunt u het beste indelen in een schema. Een tijdmanagementschema verdeelt uw activiteiten in vier kwadranten die aangeven in hoeverre uw activiteiten dringend en belangrijk zijn.
Om te bepalen of een werkzaamheid of een activiteit dringend en belangrijk is, stelt u zich de volgende twee vragen:

  • Moet deze activiteit nu uitgevoerd worden of kan het tot morgen wachten?
    Als de activiteit niet kan wachten dan is het dringend.
  • Moet ik deze activiteit uitvoeren of kan iemand anders dat ook doen?
    Kan de activiteit niet door iemand anders uitgevoerd worden dan is het belangrijk.

 

Kwadrant A: een taak is belangrijk en dringend
In kwadrant A bevinden zich activiteiten of taken die zo snel mogelijk moeten worden uitgevoerd en die u niet aan iemand anders kunt overlaten. Dringende taken zijn taken die meteen uw aandacht nodig hebben, ze hebben de hoogste prioriteit. Hier reageert u voornamelijk op wat u op dat moment tegenkomt of wat op u afkomt, of wat u ziet, voelt of ervaart (zogenaamde brandjes blussen). Als u dagelijks of regelmatig voornamelijk met de taken in dit kwadrant bezig bent dan maakt u een grotere kans op stress.

Kwadrant B: een taak is belangrijk, maar niet dringend
In kwadrant B horen activiteiten, werkzaamheden en taken die niet dringend maar wel voor u persoonlijk belangrijk zijn, als u te lang wacht met het uitvoeren ervan dan worden ze op den duur wel dringend.
Met uw takenlijst die bol staat van prioriteiten uit kwadrant A, is de neiging groot om de activiteiten in kwadrant B te negeren, omdat ze niet dringend zijn (dus ze lijken te kunnen wachten). Wilt u echter rust in kwadrant A brengen en uw kans op stress verminderen, dan doet u er goed aan om uw aandacht te vestigen op de taken uit kwadrant B.
Succesvolle mensen houden zich voornamelijk bezig met de activiteiten uit kwadrant B.

Kwadrant C: een taak is niet belangrijk, wel dringend
In kwadrant C bevinden zich werkzaamheden die dringend zijn, maar voor u persoonlijk niet belangrijk. Dat zijn meestal problemen die een ander kan oplossen of activiteiten die een ander kan uitvoeren. De activiteiten in kwadrant C kunt u dus delegeren.

Kwadrant D: een taak is niet belangrijk en ook niet dringend
In kwadrant D zitten activiteiten die niet belangrijk en ook niet dringend zijn. Ze zijn een tijdvulling of misschien zelfs tijdverspilling. Ze vergroten alleen uw tijdsdruk, omdat u de tijd die u aan deze activiteiten kwijt bent niet kunt gebruiken om activiteiten in kwadrant A of B uit te voeren.

Nog een aantal tips om tijdsdruk te voorkomen:

  • Zorg ervoor dat u per dag minimaal 2,5 uur achter elkaar ongestoord kunt werken (geen bezoek, telefoon of mail). Bij een storing duurt het 10 minuten voordat u uw concentratie weer terug hebt.
  • Check uw e-mail niet constant, maar reserveer daarvoor twee vaste tijdstippen per dag.
  • Doe moeilijke taken wanneer u de meeste energie hebt.
  • Doe taken waar weinig concentratie voor nodig is op momenten dat uw aandacht verslapt.
  • Stel onprettige taken niet uit, dat blokkeert uw creativiteit en productiviteit.
  • Plan uw tijd niet te krap. Maak een reële schatting van de tijd die u voor een klus nodig hebt en tel daarbij 15 procent op. Laat vervolgens minimaal 15 minuten tussen de laatste en de volgende klus. Hebt u een secretaresse? Stem de agenda samen af en instrueer hoe u die gepland wilt hebben.
  • Zet alle taken die minimaal 30 minuten duren niet op uw takenlijst, maar noteer ze in uw agenda.
  • Neem momenten van ontspanning in uw agenda op.
  • Doe altijd één ding tegelijk, want liever één ding helemaal af dan twee voor de helft.

Eerste hulp bij burn-out

Een zelfhulpprogramma van zeven stappen

Burn-out kan niet meer afgedaan worden als een verzinsel, dat alleen in de verbeelding van de werknemer bestaat. Het team van de neurowetenschapper dr. Gilles van Luijtelaar van de Radboud Universiteit Nijmegen heeft verschillen gevonden in de hersenactiviteit tussen gezonde mensen en mensen die leiden aan een burn-out en daarmee is burn-out een feit geworden.

Overspannenheid is het eerste signaal voor een dreigende burn-out. De kenmerken van overspannenheid zijn gebrek aan energie, concentratieproblemen, prikkelbaarheid, cynisme en gespannenheid. Het zelfvertrouwen in eigen functioneren neemt af. Overspannenheid wordt gezien als het gevolg van een te hoge stress en het onvermogen van de persoon om daarmee om te gaan. Dat leidt tot controleverlies en moedeloosheid. Een relatief ernstige vorm van overspannenheid met een langduriger beloop wordt burn-out of chronische overspanning genoemd. (zie ook Hoe herken je burn-out)

Dat wil zeggen: Je krijgt allerlei psychische en fysieke klachten. ’s Ochtend vroeg zit je op de WC te janken, omdat de dag weer begint en je weer van alles moet. Je bent net wakker en wilt meteen weer naar bed, want je bent hondsmoe.

Diagnose: Burn-out! En nu?

In dit programma kunt u zeven stappen doorlopen (geef uzelf steeds een week de tijd tussen twee stappen) om zelf aan de slag te gaan met uw burn-out. Ik adviseer u om alle stappen te doorlopen, maar omdat u zelf de baas bent, kunt u natuurlijk hiermee doen wat u zelf wilt.

Wilt u het niet helemaal alleen doen dan kunt u mij altijd om steun vragen info@bloemraadpsychologen.nl

En nu naar de eerste stap

Dit zelfhulpprogramma is gebaseerd op de leer en het boek van Gijs Jansen “Time to ACT”