Gebruik je smartphone slim

Aan het woord Dr. Daantje Derks, Associate Professor Arbeid- en Organisatiepsychologie, Erasmus University Rotterdam en expert in digitale media en werk.

BlackBerry’s
Derks begon haar onderzoek toen de BlackBerry’s hun opmars maakten. Hoewel ze minder functies hadden dan de tegenwoordige smartphones en de sociale media nog niet zo breed ontwikkeld waren, zag zij dat ze ook in privésituaties veel frequenter gebruikt werden dan de gewone mobiele telefoons. ‘De BlackBerry’s waren een bedrijfsmiddel dat je mee naar huis kon nemen. De werkgever ging ervan uit dat de werknemer constant bereikbaar was.’ Dat heeft Derks ook zelf ervaren: ‘In die tijd werkte ik voor een consultancybureau. Daar was de norm dat als je langer dan twee weken op vakantie ging, je je BlackBerry meenam om op werkmails te reageren. En daar heb ik gehoor aan gegeven.’

Druk en afleiding
Derks schrok destijds van haar eigen gedrag: over het aantal keren dat ze per dag haar telefoon checkte op berichten, ook tijdens haar vakantie. Daardoor raakte ze benieuwd hoe anderen hiermee omgingen en welk effect dat had op hun leven. Ze begon erover te lezen en luisterde naar de ervaringen uit haar omgeving. Derks: ‘Het gebruik van mobiele media heeft zijn voordelen. Vooral de flexibiliteit van onze werktijden en werkzaamheden; overal kunnen werken en in contact zijn met de collega’s.’ Maar de verhalen waren niet altijd positief: ‘Mensen vertelden mij over hoe weinig contact ze met hun kinderen hadden, ik las over de ongelukken op de weg door het gebruik van mobile telefoons en ongelukken thuis met kinderen doordat hun ouders afgeleid waren. Deze druk en afleiding namen met de opkomst van de smartphones alleen maar toe.’

Onderzoek
Als universitair docent Arbeid & Organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit startte Derks een uitgebreid onderzoek met de hoofdvraag: ‘Winnen we daadwerkelijk iets met deze constante bereikbaarheid of betalen we alleen maar? Werkgevers investeren veel geld in de aanschaf van apparaten en abonnementen, maar zijn we wel productiever geworden? In mijn onderzoeken heb ik een Return on Investment niet kunnen vinden. Ik vond wel veel factoren die de productiviteit konden schaden.’

In de onderzoeken van Derks houden de respondenten meerdere dagen achter elkaar een dagboek bij over hun gebruik van de smartphone in hun privétijd en de invloed daarvan op hun welzijn. ‘De resultaten van mijn onderzoek wijzen aan dat een constante bereikbaarheid voor het werk een negatieve invloed kan hebben op het welzijn van medewerkers. Geen afstand van het werk kunnen nemen leidt tot een aanhoudende spanning waardoor uitrusten en herstel onvoldoende kunnen plaatsvinden. Mensen voelen zich uitgeput, vermoeidheidsklachten nemen toe en er ontstaan slaapproblemen. Al deze factoren hebben invloed op hun productiviteit.  Dus werkgevers die van hun medewerkers een constante bereikbaarheid eisen, winnen hier niets mee, ze verliezen eerder’, concludeert Derks.

Controle en zelfregulatie
De onderzoeken van Derks hebben ook aangetoond dat niet alle werknemers op dezelfde manier op de eis van constante bereikbaarheid reageren. Derks: ‘Sommigen van hen raken uitgeput en hun productiviteit daalt, terwijl anderen daar helemaal geen last van hebben.’ Verder onderzoek naar de oorzaken van deze verschillen heeft de volgende variabelen aan het licht gebracht:

  • Doorlaatbaarheid grenzen werk en privé
    Werknemers die hun werk en privé strikt willen scheiden, ondervinden meer stress als er van hen verwacht wordt om de smartphone in hun privétijd te gebruiken. Medewerkers die flexibeler omgaan met de grenzen tussen werk en privé ondervinden minder last van de eis om privé bereikbaar te zijn, waarschijnlijk omdat ze op die manier hun werk- en privétaken beter kunnen combineren.‘Dat betekent dat de werknemers zelf duidelijk moeten aangeven of ze werk en privé strikt willen scheiden of juist meer flexibiliteit willen in hun werktijd. Daarna zijn ze zelf verantwoordelijk voor het bewaken van deze grenzen.’
  • Rolmodellen
    Managers hebben een voorbeeldfunctie voor hun medewerkers. Zij zetten de norm waarnaar werknemers zich proberen te gedragen. Als een manager ’s avonds laat of in het weekend mail verstuurt, kunnen medewerkers de indruk krijgen dat ‘s avond of in het weekend werken de norm is. Bij hen kan dan de angst ontstaan dat daaraan niet voldoende, consequenties kan hebben voor hun baan of carrière.‘Leidinggevenden moeten zich bewust zijn van welke norm ze stellen. Een medewerker kan niet weten waarom hij op zondagavond een mailtje krijgt. Misschien was zijn leidinggevende de hele middag met zijn zoontje in de speeltuin bezig en wil hij op maandagochtend eerst met zijn bejaarde moeder de boodschappen gaan doen. Daarom heeft hij de belangrijkste mails alvast op de zondagavond afgehandeld. Dat betekent dat er aan de medewerkers duidelijk gecommuniceerd moet worden welk gedrag van hen verwacht wordt.’
  • Afstand nemen van het werk
    De studie naar het gemak waarmee werknemers zich psychologisch kunnen ontkoppelen van hun werk, toont aan dat degenen die activiteiten ondernemen waarbij ze actief afstand van hun werk kunnen nemen, minder last hebben van de eis om constant bereikbaar te zijn. ‘Bevlogenheid kan bijvoorbeeld goed als buffer tegen constante bereikbaarheid dienen. Bevlogen werknemers doen hun werk met plezier en kunnen vele uren draaien mits nodig, maar ze zijn ook goed in staat om afstand te nemen van hun werk. Ze besteden namelijk onverdeelde aandacht aan hun familie en vrienden buiten de werkomgeving. Daarnaast ondernemen ze vele activiteiten die niets met het werk te maken hebben, zoals sport of hobby’s of vrijwilligerswerk.’

Advies
Onderzoeksbevindingen geven aan dat het gebruik van een smartphone een negatieve invloed kan hebben op het welbevinden van medewerkers. Hoe groot deze invloed is, is echter afhankelijk van de medewerker zelf. Die is verantwoordelijk voor zijn eigen gedrag en kan controle uitoefenen  op de stroom van informatie en eigen werktijden (zelfregulatie).

Derks adviseert: ‘Ga de dialoog met jouw leidinggevende aan over de verwachtingen en jouw werk-privébalans. Maak daar duidelijke afspraken over, wees proactief en maak een duidelijke scheiding tussen thuis zijn (je privétijd) en werk. Maak van je smartphone geen sluipmoordenaar. Je bent zelf in control en tenslotte heeft dat apparaat een uitknop – gebruik die!’