Excelleren op het werk en toch genoeg tijd voor ontspanning

Hoe leuk het werk ook is, in het leven is er meer dan werk alleen. Familie, kinderen, vrienden, sport en allerlei andere bezigheden die jou ontspannen en energie geven.
Al jaren lijkt de werkdruk in Nederlandse organisaties te stijgen. De grenzen tussen werk en privé lijken te vervagen door het gebruik van smartphones en andere technologie die het werken overal en op elk tijdstip mogelijk maakt. Kunnen we dan nog tijd vinden om te ontspannen?
Natuurlijk wel, als we onze tijd en onze werkzaamheden slim indelen en uitvoeren!

Hier vijf tips hoe je op je werk kan uitblinken en toch op tijd jouw zoon uit de opvang halen:

1. Rapporteer kort en zakelijk
Veel mensen schrijven lange verhalen om hun standpunten, resultaten en voorstellen uiteen te zetten. Dat is niet nodig. Geef de lezer informatie die er toe doet. Welke meetbare zaken leiden tot betere prestaties en meer winst is de enige vraag die beantwoord moet worden. Maak maar drie tot vijf punten en zet dat zoveel mogelijk in cijfers neer of in duidelijke opsomming met korte krachtige zinnen. Sluit af met een of meerdere SMART doelen en het rapport is klaar.
De kans dat jouw rapport (van één of twee pagina) daadwerkelijk gelezen wordt en effect zal hebben is groot.

2. Niet storen beleid
Veel mensen zijn trots op hun beleid van open deuren. Collega’s kunnen te allen tijde aankloppen met verhalen over vakanties, vragen over het werk of een grap die ze net op de app hebben binnen gekregen. Daarbij beseffen ze niet dat elke storing betekent dat we veel tijd verliezen. De benodigde tijd om een klus te klaren neemt met elke storing met een kwart toe. Reken maar uit hoeveel tijd per dag alle grapjes, losse opmerkingen en vragen jou kosten. Ik hoor u roepen: “Maar al die grapjes en opmerkingen zorgen voor een leuke sfeer op het werk. En de vragen moeten beantwoord worden anders kunnen mensen niet verder met hun werk.” Daar heb je helemaal gelijk in. Een werkomgeving waarin mensen zich vrij voelen om vragen te stellen, waar onderling vertrouwen heerst en waar goed samengewerkt wordt, heeft een positief effect op de productiviteit en kwaliteit van het werk. Maar een ‘niet storen beleid’ en een prettige werkomgeving hoeven elkaar niet uit te sluiten. Het moet wel geregeld worden. Vind een goede balans tussen ‘open deuren’ en ‘niet storen’ beleid. Moet jij of een team geconcentreerd werken, maak aan anderen bekend dat ze niet moeten storen. De klus is sneller geklaard en dat betekent uiteindelijk meer tijd voor het beantwoorden van vragen of een informeel gesprek met een collega.

3. Accepteer (vraag om) hulp
Het vermindert stress als je steun krijgt van jouw collega’s. Praat met anderen over de problemen die je op het werk tegen komt en help elkaar om de problemen op te lossen. Maak gebruik van de expertise en inzichten van de ander. Dat kan veel tijd besparen.

4. Maak effectief gebruik van nieuwe technologieën
Vroeger waren we veel tijd kwijt met het wachten, met reizen, zoeken naar informatie, ….  Met nieuwe technologieën hoeft dat niet meer. We kunnen werken terwijl we wachten op onze afspraak of tandarts. We kunnen werken in de trein en met behulp van teleconferentietechnologie hoeven we niet eens te reizen. Omdat we s ‘ochtend al thuis kunnen beginnen met het doornemen van mail, rapporten en dergelijken,, kunnen we later afreizen naar het werk en omzeilen we zo de files. Werk je thuis en je wilt een paar uurtjes met jouw kind doorbrengen voordat je het bij de opvang aflevert, dan kun je die tijd ’s avonds inhalen.
De huidige technologie kun je zien als een middel die jouw werkdruk verhoogt omdat je altijd en overal bereikbaar moet zijn. Maar je kunt de technologie gebruiken in jouw voordeel door goede afspraken te maken op het werk, wanneer je wel en wanneer je niet bereikbaar bent. Alle apparaten hebben immers een uitknop!

5. Vergader alleen als het echt nodig is
Vergader niet uit gewoonte maar uit noodzaak en alleen als de agenda dermate interessant en nuttig is om er met collega’s van gedachten over te wisselen. Hier vind je negen tips voor sneller en korter vergaderen

Vooroordelen
De overtuiging dat je alleen succesvol kan zijn als je non-stop werkt is niet juist. Het onderzoek bewijst dat veel topmanagers vijf uur minder werken dan gemiddeld en vaker op vakantie gaan zonder dat dit hun prestaties negatief beïnvloed. Ook het overboord gooien van vooroordelen is effectief. Kijk naar wat voor jou werkt en handel daarnaar.