Ook zelfsturende teams hebben leiding nodig

een bijdrage van Ana Bloemraad

foto: Rawpixel on Unsplash

Veel organisaties, afdelingen en teams verkeren in de veronderstelling dat je met het oprichten van zelfsturende teams geen leidinggevenden meer nodig hebt. Alles wordt vanzelf geregeld, als je maar zorgt dat het team goed is samengesteld.
Dat is wellicht waar op de lange termijn. Op korte termijn is het echter niet goed om de teams (zelfsturend of niet) aan hun lot over te laten. Het creëren van een participatieve omgeving en het stimuleren van betrokkenheid bij de teamleden, betekent niet “hands-off” en alles regelt zichzelf wel. Het betekent hard werken aan de kant van de leidinggevende.

Vooral de teams in de organisaties met sterke hiërarchische structuur, of mensen die aan autoritaire leiding gewend zijn, hebben een groot probleem met plotselinge vrijheid. Ze zijn niet gewend om zelf hun koers te bepalen en een goede werkstructuur op te zetten. Deze plotselinge vrijheid schept verwarring, wekt wantrouwen en legt een bodem voor conflicten, machtspelletjes, statusverschillen en zelfcensuur.
Op die manier komen de creativiteit, productiviteit en innovatie, DE redenen om zelfsturende teams op te richten, niet aan bod.

Cultuur van vertrouwen en respect
Voordat een organisatie van zelfsturende teams volwassenheid kan verwachten, moeten ze correct begeleid worden. Een leidinggevende, liefst eentje met een voorliefde voor transformationeel leiderschap, moet de teamleden in staat stellen om verantwoordelijkheid te nemen, zelf hun werkwijze te bepalen en vooral leren om elkaar te vertrouwen. Een sfeer, waar vertrouwen heerst, brengt de informele informatiestromen op gang en verstevigt impliciete regels en respect voor elkaar, waardoor de behoefte aan regels en procedures afneemt. Zo kunnen verschillende meningen, standpunten en denkwijzen gedijen – diversiteit in optima forma – wat creativiteit en innovatie ten goede komt. Pas als in een team vertrouwen en wederzijds respect heerst, kan het de taken van een zelfsturend team oppakken.

Vertrouwen ontstaat echter niet zomaar. Het kan wel aangeleerd worden. Een makkelijke leermethode is “modeling” = ‘zien is doen’. Dat wil zeggen dat de leider met haar gedrag als eerste een goed voorbeeld kan geven. Als een leider vertrouwen schenkt aan anderen en respect toont voor iedereen, niet alleen de “jaknikkers” maar ook voor tegensprekers en dwarsliggers, kan zij de basis leggen voor een cultuur van vertrouwen en respect (ook voor andersdenkenden).

Conflictmanagement
Diversiteit in teams, dat een grote bron van creativiteit en innovatie kan zijn, is veel moeilijker te waarborgen en sturen dan homogene teams. Waar mensen in hun mening mogen verschillen en hun (eigen)wijsheid gerespecteerd wordt, ontstaan onvermijdelijk conflicten.
Conflicten dragen bij aan de creativiteit en vergroten het oplossingsvermogen van het team. Als teamleden conflicten uit de weg gaan, ontstaat een onderstroom van onvrede en achterdeur politiek, in plaats van open communicatie en samenwerking.

foto: Rawpixel.com

Een leidinggevende kan een eerste aanzet geven door conflicten vroegtijdig te signaleren en de teamleden op hun oplossingsvermogen aan te spreken. Ze kan een voorbeeld zijn van hoe de conflicten op de inhoud gespeeld kunnen worden zonder het gevoel en respect voor de relatie uit het oog te verliezen. Dat doet ze door het gebruik van humor, empathie en aansporing om emoties te tonen en levert een bijdrage aan eerlijke en open communicatie. Zo leren de teamleden hoe ze een conflict op een constructieve manier kunnen oplossen.

In effectieve teams delen de teamleden hun ideeën openlijk en enthousiast en vinden het niet moeilijk om hun eigen standpunten te uiten. Een goede leider zorgt ervoor dat kritische feedback op ideeën en standpunten gericht wordt en niet op mensen zelf.

Zorg voor een duidelijke visie en doelstellingen
Een (zelfsturend) team is een groep mensen die gezamenlijk aan een taak of een product/dienst werken. Samenwerken is dus een belangrijk onderdeel van het functioneren van een team. Dat gebeurt echter niet zonder een duidelijke gemeenschappelijke visie en heldere doelstellingen.
In de organisaties worden visie en strategische doelstellingen van bovenaf gecommuniceerd. In de zelfsturende teams moeten de teamleden zelf deze visie en doelstellingen vertalen naar de visie en doelstellingen van het team. Zo ontstaat een gedeelde verantwoordelijkheid en betrokkenheid voor het behalen van de eindstreep.

Ook hier kan een leider een helpende hand bieden. Dat doet ze door te zorgen dat elke teamlid vrijuit een eigen mening over de te volgen koers geeft en dat er een duidelijke overeenstemming ontstaat over wat het team moet bereiken en welke strategie ze zullen volgen om het te bereiken. Daarbij zorgt de leider dat de doelstellingen duidelijk, realistisch en uitdagend zijn. Zo is de kans groot dat de teamleden gemotiveerd worden om de verwachtingen te overtreffen.

Naast een duidelijke visie en doelstellingen heeft een team ook een structuur nodig waar kwalitatieve en kwantitatieve taken geformuleerd worden. Een leider zorgt ervoor dat de teamleden zelf bepalen hoe de structuur eruitziet en aan welke randvoorwaarden ze behoefte hebben. Zo creëert zij het gevoel van autonomie, betrokkenheid en verantwoordelijkheid bij de teamleden voor het behalen van de resultaten.

foto: Leio McLaren

Equilibrist
Een leider die wil zorgen dat in haar organisatie goed functionerende zelfsturende teams kunnen opereren, is een bekwaam evenwichtskunstenaar.
Goed teamwork is balans zoeken tussen de behoeftes van een individu en de eisen van de organisatie. In eerste instantie betekent dat ontwikkelen van competenties, emotionele stabiliteit en versterken van zelfvertrouwen bij elke teamlid. Daarnaast moet ze zorgen dat de waarden, die goed functioneren van een team waarborgen, op de teamleden overgedragen worden en dat ze geïntegreerd worden in de organisatiecultuur die het dagelijks functioneren van het team bepaalt.

Dat maakt ieder teamlid afzonderlijk verantwoordelijk voor het inwerken en trainen van de nieuwkomers en helpt hen om de regels te begrijpen en te integreren zonder eigen autonomie en onafhankelijkheid te verliezen.
De zelfsturende teams kunnen alleen bestaan in een atmosfeer van veiligheid, autonomie, respect en vertrouwen en in de organisatie die haar doelstellingen en prioriteiten helder communiceert.